REGULAMIN WYNAJMU SAL
W MIEJSKIEJ BIBLIOTECE PUBLICZNEJ W KOŁOBRZEGU
(zarządzenie nr 1/2016 Dyrektora MBP z dnia 13.06.2016 r.)

DEFINICJE

1) Wynajmujący – Miejska Biblioteka Publiczna

2) Organizator – osoba fizyczna lub firma, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację Wydarzenia.

3) Wydarzenie – szkolenie, konferencja lub inna impreza organizowana przez Organizatora.

  1. Wstępnej rezerwacji sali można dokonać telefonicznie.
  2. Do następnego dnia należy potwierdzić rezerwację za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: info@biblioteka.kolobrzeg.pl
  3. W mailu należy określić:
    • którą salę chce się wynająć,
    • w jakim celu następuje wynajęcie sali,
    • dla ilu osób i jak ma być przygotowana sala,
    • w którym dniu (dniach) i w jakich godzinach odbędzie się Wydarzenie,
    • zapotrzebowanie techniczne (krzesła, stoliki, ekran , rzutnik , itp.)
    • dane osobowe wraz z kontaktem telefonicznym Organizatora,
    • akceptację płatności z określeniem sposobu zapłaty przelewem czy gotówką w dniu wynajmu,
  4. Rezerwacja Sali drogą emailową jest równoznaczna z akceptacją kosztów i Regulaminu wynajmusali.
  5. Na życzenie Organizatora Wynajmujący wystawi rachunek na podstawie rezerwacji przesłanej przez Organizatora emailem.
  6. Ustaloną kwotę należy wpłacić na konto Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kołobrzegu nr 61 1240 6508 1111 0000 5413 5583 i z dowodem przelewu zgłosić się do sekretariatu MBP  najpóźniej w dniu Wydarzenia.
  7. Należność za wynajem sali można opłacić gotówką w kasie Biblioteki najpóźniej w dniu Wydarzenia
  8. Warunkiem wejścia na salę jest uiszczenie opłaty za wynajem sali.
  9. Organizator otrzymuje dostęp do sali na 30 minut przed rozpoczęciem Wydarzenia.
  10. W przypadku przedłużenia wynajmu sali, za każdą dodatkowo rozpoczętą godzinę wynajmu doliczamy opłatę wg cennika MBP
  11. Zastrzegamy sobie prawo do nieudzielenia zgody na przedłużenia wynajmu sali w przypadku nakładających się innych rezerwacji w tym samym czasie.
  12. Wydarzenia mogą odbywać się od poniedziałku do soboty
  13. Liczba uczestników przewidziana jest na maksymalną ilość osób:
    • Sala Klubowa "Kolabrega" z mini scenką, podpiwniczenie
      Powierzchnia: 70 m2:
      • 60 miejsc siedzących
      • 11 stolików rozkładanych
    • Sala Dydaktyczna, II piętro.
      Powierzchnia: 30 m2:
      • 20 miejsc siedzących przy stole 
  14. W wynajętej sali obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych.
  15. Organizator opuszczając salę po zakończeniu Wydarzenie zobowiązany jest przekazać ją wraz z    wyposażeniem osobie odpowiedzialnej za wynajem.
  16. Organizator wspólnie z osobą odpowiedzialną za salę zobowiązani są sprawdzić stan sali i sprzętu
  17. Organizator zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń wyposażenia powstałych w czasie wynajmu sali.
  18. Wynajmujący może odmówić Najemcy wynajęcia sali, jeżeli uzna, iż będzie ona użytkowana w sposób niezgodny z obowiązującym w placówce statutem.
  19. Rezygnacja z wynajmu sali bez konsekwencji finansowych musi zostać zgłoszona mailem najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem wynajmu.
  20. Przed wejściem na salę umieszczona jest tablica informacyjna o następującej treści: „Miejska Biblioteka Publiczna w Kołobrzegu  jako Wynajmujący salę informuje, że nie ponosi odpowiedzialności za treść przekazywanych informacji oraz za ewentualną sprzedaż prezentowanych artykułów”.

OBOWIĄZKI ORGANIZATORA

Organizator, osoba prowadząca Wydarzenie oraz jego uczestnicy zobowiązani są do:

  1. przestrzegania zakazu palenia w obrębie całego budynku;
  2. przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian, okotarowania i kurtyny;
  3. dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych im przez Wynajmującego;
  4. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana;
  5. przestrzegania przepisów BHP i ppoż. obowiązujących w budynku.

Regulamin wynajmu sali wchodzi w życie z dniem 01.07.2016 r. i obowiązuje wszystkich Organizatorów.