Załącznik 1 do zarządzenia nr 14/2024

Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej

 z dnia 17 grudnia 2024

Regulamin wynajmu sal
w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Kołobrzegu

 

DEFINICJE

1) Wynajmujący – Miejska Biblioteka Publiczna

2) Organizator – osoba fizyczna lub firma, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację Wydarzenia.

3) Wydarzenie – szkolenie, konferencja lub inna impreza organizowana przez Organizatora.

  1. Wstępnej rezerwacji sali można dokonać telefonicznie.
  2. Do następnego dnia należy potwierdzić rezerwację za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: info@biblioteka.kolobrzeg.pl
  3. W mailu należy określić:
  • którą salę chce się wynająć,
  • w jakim celu następuje wynajęcie sali,
  • dla ilu osób,
  • w którym dniu (dniach) i w jakich godzinach odbędzie się Wydarzenie,
  • zapotrzebowanie techniczne (krzesła, stoliki, ekran , rzutnik , itp.)
  • dane osobowe wraz z kontaktem telefonicznym Organizatora,
  • akceptację płatności z określeniem sposobu zapłaty przelewem czy gotówką w dniu wynajmu,
  1. Rezerwacja Sali drogą e-mailową jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu oraz cennika stanowiącego załącznik 1 do tegoż Regulaminu.
  2. Na życzenie Organizatora Wynajmujący wystawi rachunek na podstawie rezerwacji przesłanej przez Organizatora emailem.
  3. Ustaloną kwotę należy wpłacić na konto nr 61 1240 6508 1111 0000 5413 5583  Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kołobrzegu, najpóźniej na 2 dni przed wydarzeniem.
  4. Należność za wynajem sali można opłacić gotówką w kasie Biblioteki najpóźniej w dniu wydarzenia do godz. 1300
  5. Warunkiem wejścia na salę jest uiszczenie opłaty za wynajem sali.
  6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwa jest negocjacja opłat wymienionych w cenniku (załącznik 1 do niniejszego regulaminu).  Ostateczna decyzja, co do ewentualnej zmiany wysokości opłaty za wynajem sali należy do Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kołobrzegu
  7. Wynajem sal przez kołobrzeskie organizacje non-profit, prowadzące działalność edukacyjną i kulturalną z wyłączeniem organizacji i partii politycznych oraz związków wyznaniowych, odbywa się na podstawie indywidualnych porozumień.
  8. Organizator otrzymuje dostęp do sali na 30 minut przed rozpoczęciem Wydarzenia.
  9. W przypadku przedłużenia wynajmu sali, za każdą dodatkowo rozpoczętą godzinę wynajmu doliczamy opłatę wg cennika MBP
  10. Zastrzegamy sobie prawo do nieudzielenia zgody na przedłużenie wynajmu sali w przypadku nakładających się innych rezerwacji w tym samym czasie.
  11. Liczba uczestników przewidziana jest na maksymalną ilość osób:
    • Sala Klubowa "Kolabrega" z mini scenką, podpiwniczenie
      Biblioteka Główna, ul. Jana Frankowskiego 3 w Kołobrzegu
      Powierzchnia: 70 m2:
      • 60 miejsc siedzących
      • 11 stolików rozkładanych

o  Sala kreatywna „Raban”, parter, przystosowana dla osób niepełnosprawnych, pow. 66m2

(z możliwością podziału, przez ściankę mobilną, na dwa pomieszczenia po 33m2 każde) Biblioteka Na Ogrodach, ul. Stanisława Żółkiewskiego 6 w Kołobrzegu

·     40 miejsc siedzących

·     3 stoły okrągłe lub 4 stoły prostokątne

15.   W wynajętej sali obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych.

  1. Organizator opuszczając salę po zakończeniu Wydarzenia zobowiązany jest przekazać ją wraz z  wyposażeniem osobie odpowiedzialnej za salę.
  2. Organizator wspólnie z osobą odpowiedzialną za salę zobowiązani są sprawdzić stan sali i sprzętu
  3. Organizator zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń wyposażenia powstałych w czasie wynajmu sali.
  4. Wynajmujący może odmówić Najemcy wynajęcia sali, jeżeli uzna, iż będzie ona użytkowana w sposób niezgodny z obowiązującym w placówce statutem.
  5. Rezygnacja z wynajmu sali bez konsekwencji finansowych musi zostać zgłoszona mailem najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem wynajmu.
  6. Przed wejściem na salę umieszczona jest tablica informacyjna o następującej treści: „Miejska Biblioteka Publiczna w Kołobrzegu,  jako Wynajmujący salę informuje, że nie ponosi odpowiedzialności za treść przekazywanych informacji oraz za ewentualną sprzedaż prezentowanych artykułów”.

OBOWIĄZKI ORGANIZATORA

Organizator, osoba prowadząca Wydarzenie oraz jego uczestnicy zobowiązani są do:

  1. przestrzegania zakazu palenia w obrębie całego budynku;
  2. przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian, okotarowania i kurtyny;
  3. dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych im przez Wynajmującego;
  4. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana;
  5. przestrzegania przepisów BHP i ppoż. obowiązujących w budynku.

Regulamin wynajmu sali wchodzi w życie z dniem 16.01.2023r.  i obowiązuje wszystkich Organizatorów.